# سكرتارية العيادة: مهام السكرتير من فتح العيادة حتى إغلاقها

> دليل مهام سكرتارية العيادة خلال اليوم: تجهيز الحجوزات، استقبال المرضى وتنظيم الدور، التحصيل والمصروفات، رفع التحاليل، وإغلاق اليوم، وكيف ينظّم البرنامج كل مهمة.

**الخلاصة**

- سكرتارية العيادة مسؤولة عن كل ما يحدث خارج غرفة الكشف: الحجز، الاستقبال، الدور، التحصيل، وإغلاق حساب اليوم.
- قبل الفتح: راجع حجوزات اليوم واتصل لتأكيدها، وتأكد من الأجهزة والطابعة ورصيد الخزنة.
- أثناء العمل: ابحث عن المريض قبل تسجيله، ونظّم الدور، وسجّل كل مبلغ يدخل أو يخرج في وقته.
- عند الإغلاق: طابق النقدية مع حساب اليوم، وراجع من لم يحضر، وجهّز حجوزات الغد.

سكرتارية العيادة هي المسؤولة عن كل ما يحدث خارج غرفة الكشف: الرد على التليفون والحجز، استقبال المرضى وتسجيلهم، ترتيب الدور، تحصيل قيمة الزيارات، ثم إغلاق حساب اليوم. السكرتير المنظّم يجعل يوم الطبيب أهدأ وانتظار المرضى أوضح، والبرنامج الجيد لا يحل محله، بل يحوّل كل مهمة من ورقة وذاكرة إلى خطوة واضحة يمكن مراجعتها.

## ما مهام سكرتير العيادة في اليوم الواحد؟

| المهمة | بالدفتر والورق | ببرنامج سكرتارية عيادة |
|---|---|---|
| حجز الزيارات | دفتر بصفحة لكل يوم | بحث عن المريض واختيار نوع الزيارة ويومها |
| تسجيل مريض جديد | كارت ورقي أو سطر في الدفتر | ملف إلكتروني برقم ملف وبيانات كاملة |
| ترتيب الدور | أسماء مكتوبة بالترتيب | قائمة حضور يراها الطبيب على شاشته |
| تحصيل قيمة الكشف | تذكّر السعر وكتابته في الدفتر | سعر مسجّل لكل نوع زيارة |
| المصروفات | ورقة جانبية أو لا شيء | تسجيل كل مبلغ يخرج مع ملاحظة |
| التحاليل والأشعة | أوراق تُعاد للمريض أو تُحفظ في ملف ورقي | صور في ملف المريض |
| إغلاق اليوم | جمع يدوي آخر اليوم | إجمالي الإيرادات والمصروفات جاهز |

فيما يلي اليوم بالترتيب، من الفتح حتى الإغلاق.

## قبل فتح العيادة: ماذا يجهّز السكرتير؟

1. **راجع حجوزات اليوم:** كم كشفاً وكم إعادة، وهل يوجد مكان لحالات جديدة أو مستعجلة.
2. **اتصل بالمحجوزين لتأكيد الحضور:** ومن يعتذر يُعرض عليه موعد آخر، ويُعطى مكانه لغيره.
3. **جهّز الأجهزة:** الكمبيوتر أو التابلت، الطابعة وورق الروشتة، والاتصال بالإنترنت إن كان البرنامج يعمل أونلاين.
4. **ابدأ الخزنة برصيد معروف:** عدّ النقدية الموجودة وطابقها مع الرصيد المسجّل قبل أن يدخل أول مريض.

هذه الدقائق القليلة تمنع أغلب مفاجآت اليوم: مريض جاء في غير يومه، أو طابعة بلا ورق، أو فرق في الخزنة لا يُعرف متى حدث.

## الرد على التليفون وحجز الزيارات

أكثر مهام سكرتارية العيادة تكراراً هي المكالمات: حجز جديد، أو سؤال عن السعر والمواعيد، أو تغيير موعد. القاعدة الذهبية: **ابحث عن المريض بالاسم أو التليفون قبل أن تسجّله**، حتى لا يُفتح له ملف ثانٍ. ثم حدد نوع الزيارة واليوم، وأكّد السعر للمريض.

أنواع الحجز، والحجز لموعد لاحق، والتعامل مع من لا يحضر، شرحناها بالتفصيل في [دليل نظام حجز مواعيد العيادة](/blog/clinic-appointment-booking).

## استقبال المريض عند وصوله

### المريض الجديد

سجّل بياناته بدقة من البداية: الاسم كاملاً كما في البطاقة، ورقم تليفون صحيح، وتاريخ الميلاد لا العمر. أي خطأ في هذه البيانات يتكرر في كل زيارة لاحقة، ويصعّب البحث عن المريض. (اقرأ أيضاً: [ملف المريض الإلكتروني: ماذا يجب أن يحتوي؟](/blog/electronic-patient-record))

### المريض المحجوز أو السابق

ابحث عنه، وتأكد من رقم تليفونه إن تغيّر، ثم انقله إلى قائمة الحضور ليأخذ دوره. إن جاء بتحاليل أو أشعة جديدة، فهذا أفضل وقت لرفعها إلى ملفه قبل أن يدخل إلى الطبيب.

## تنظيم الدور والتواصل مع الطبيب

دور المرضى هو أكثر ما يُسأل عنه السكرتير، وأكثر ما يسبب الاحتكاك في الاستقبال. اجعل للحالات المستعجلة والإعادة والمتأخرين قواعد معلنة، وطبّقها على الجميع. تجد هذه القواعد خطوة بخطوة في [دليل تنظيم قائمة انتظار المرضى](/blog/clinic-waiting-list).

أما التواصل مع الطبيب، فكل دخول إلى غرفة الكشف للسؤال «من التالي؟» أو «هل أُدخل الحالة المستعجلة؟» يقطع الكشف. عندما يرى الطبيب قائمة الحضور على شاشته، ويرى السكرتير أن الكشف انتهى، يقل هذا الذهاب والعودة كثيراً.

## كيف يتصرف السكرتير في مواقف الاستقبال الصعبة؟

### مريض يعترض على تقديم دور غيره

اشرح القاعدة المعلنة بهدوء: الحالة المستعجلة نوع زيارة مستقل بسعر مختلف، والإعادة لها ترتيبها. الاعتراض يقل كثيراً عندما تكون القاعدة مكتوبة في الاستقبال ومطبّقة على الجميع.

### مريض بلا حجز في يوم ممتلئ

لا تعده بالدخول «في آخر اليوم» دون أن تسأل الطبيب. اعرض عليه أقرب يوم متاح، أو الكشف المستعجل إن كانت العيادة تقبله، واترك له حرية الاختيار.

### من يريد الدخول للطبيب «لسؤال بسيط فقط»

السؤال البسيط قد يستغرق دقائق، وكل دقيقة تؤخر من ينتظر. اتفق مع الطبيب مسبقاً على طريقة واحدة: إعادة بسعرها، أو سؤال يُنقل إليه بين مريضين، أو مكالمة في وقت يحدده هو.

### مريض تبدو حالته متعبة وهو ينتظر

أبلغ الطبيب فوراً ودعه يقرر. السكرتير لا يقيّم الحالات الطبية، لكنه أول من يلاحظ، وسرعة الإبلاغ جزء من عمله.

## التحصيل والمصروفات خلال اليوم

- **حصّل قيمة الزيارة وفق نوعها:** كشف أو إعادة، عادي أو مستعجل، بالسعر المعلن لا بالتقدير.
- **سجّل كل مبلغ يخرج في وقته:** شراء مستلزمات، أو دفع لعامل صيانة، مع ملاحظة تقول ما هو ولمن.
- **لا تخلط نقود العيادة بنقودك:** أي سلفة أو فكة تُسجّل كأي حركة أخرى.

الحساب الذي يُسجّل أولاً بأول يُغلق في دقائق، أما المؤجل لآخر اليوم فيُغلق بفروق لا يُعرف سببها. وتجد تنظيم الإيرادات والمصروفات والخزنة بالتفصيل في [مقال حسابات العيادة](/blog/clinic-accounting).

## نهاية اليوم: كيف يغلق السكرتير العيادة؟

1. **تأكد من انتهاء كل الزيارات:** لا مريض بقي في قائمة الحضور دون أن يُكشف عليه أو يُعاد حجزه.
2. **راجع من حُجز ولم يحضر:** واتصل به لموعد جديد، خاصة مرضى الإعادة.
3. **طابق الخزنة:** قارن إجمالي إيرادات اليوم ومصروفاته بالنقدية الموجودة فعلاً، وابحث عن سبب أي فرق الآن لا غداً.
4. **سجّل تسليم النقدية:** إن سلّمت مبلغاً للطبيب أو لصاحب العيادة، فسجّله سحباً مع ملاحظة بمن استلمه.
5. **جهّز الغد:** ألقِ نظرة على حجوزات اليوم التالي لتعرف حجمه، وتبدأ اتصالات التأكيد.

## ما الصفات التي تحتاجها سكرتارية العيادة؟

- **الهدوء:** الاستقبال مكان مزدحم، والمريض القلق يحتاج إجابة واضحة لا جدالاً.
- **الدقة:** خطأ في اسم أو رقم تليفون يتكرر في كل زيارة بعدها.
- **العدل في تطبيق القواعد:** استثناء واحد أمام الجميع يفتح باب الاعتراض طوال اليوم.
- **حفظ الخصوصية:** لا تُناقش حالة مريض أو تحاليله أمام غيره، ولا تُعطى بياناته لأحد بالتليفون.
- **الاستعداد للتعلم:** برنامج العيادة البسيط يُتقن بالاستخدام اليومي، والشرح الكامل في البداية يختصر الطريق.

## ما الصلاحيات التي يحتاجها سكرتير العيادة؟

لكل سكرتير حساب خاص به، لا حساب مشترك مع الطبيب أو مع زميله في الوردية الأخرى. وبعدها يحدد صاحب العيادة ما يحتاجه السكرتير فعلاً: غالباً إضافة المرضى والحجوزات وتعديلها، وتسجيل حركات الخزنة، دون حذف السجلات القديمة. وإن كانت للعيادة فروع، فيرى كل سكرتير الفرع الذي يعمل فيه.

الحساب الخاص يوضّح مسؤولية كل شخص، ويحمي بيانات المرضى، ويجعل تصحيح الخطأ أسهل بدلاً من أن يكون سبباً للخلاف. ولا يُترك الحساب مفتوحاً على جهاز الاستقبال عند تغيير الوردية؛ يخرج منه صاحبه، ويدخل زميله بحسابه هو.

## سكرتارية العيادة مع كلينيرو

عند تسجيل العيادة في كلينيرو تحصل على حساب للطبيب وحساب للسكرتارية، ويمكنك إضافة حساب لكل عضو في الفريق وتحديد ما يضيفه أو يعدّله أو يحذفه، وأي الفروع يفتحها.

- **الحجز:** بحث عن المريض بالاسم أو التليفون، وكشف أو إعادة، عادي أو مستعجل، بسعر كل فرع، لليوم أو لتاريخ لاحق.
- **الدور:** قائمة انتظار وقائمة حضور، وتقديم الدور أو تأخيره بضغطة، وكل تغيير يظهر على شاشة الطبيب في نفس اللحظة، مع تنبيه صوتي بالزيارة التالية وإعدادات تنبيهات يختارها كل شخص لنفسه.
- **الملفات:** يمسح السكرتير رمز QR من ملف المريض أو من الروشتة المطبوعة، ويصوّر التحاليل والأشعة بكاميرا الموبايل فتُرفع إلى ملف المريض مباشرة.
- **الخزنة:** قيمة كل زيارة تُسجّل تلقائياً في خزنة الفرع، ومعها الإيداع والسحب اليدوي بملاحظة، وإجمالي الإيرادات والمصروفات لأي فترة.

يعمل كلينيرو من المتصفح على الكمبيوتر والتابلت والموبايل بواجهة عربية، ونشرح استخدامه للطبيب والسكرتارية بالتفصيل عبر واتساب أو التليفون أو مكالمة فيديو. [ابدأ تجربتك المجانية](/dashboard/register).

## أسئلة شائعة

### ما هي مهام سكرتير العيادة؟

الرد على التليفون وحجز الزيارات، استقبال المرضى وتسجيل بياناتهم، ترتيب الدور، تحصيل قيمة الكشف وتسجيل المصروفات، رفع التحاليل والأشعة إلى ملف المريض، وإغلاق حساب اليوم.

### هل تحتاج سكرتارية العيادة إلى خبرة في الكمبيوتر لاستخدام برنامج العيادة؟

يكفي أن تستخدم الموبايل أو الكمبيوتر في الأمور اليومية، بشرط أن يكون البرنامج بسيطاً وباللغة العربية، وأن تحصل على شرح كامل في البداية.

### هل يرى سكرتير العيادة بيانات الكشف والروشتة؟

يعتمد ذلك على الصلاحيات التي يحددها صاحب العيادة. الأفضل أن يرى كل عضو ما يحتاجه لعمله فقط، بحساب خاص به.

### كيف يتواصل السكرتير مع الطبيب أثناء الكشف دون مقاطعته؟

عندما تظهر قائمة الحضور وأي تغيير في الدور على شاشة الطبيب مباشرة، مع تنبيه عند الانتقال للمريض التالي، يقل الدخول إلى غرفة الكشف للسؤال أو الإبلاغ.

---
نُشر في: 2026-10-21
المصدر: https://cliniro.net/blog/clinic-secretary